Jak długo należy archiwizować poszczególne dokumenty?

Spis treści

• Jakie dokumenty należy niszczyć?
• Jak długo trzeba archiwizować dokumenty księgowe?
• Ile archiwizować dokumenty ZUS?
• Przez jaki okres należy archiwizować dokumentację pracowniczą?

Archiwizacja dokumentów jest bardzo ważnym obowiązkiem przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentacji, musi być przechowywana nawet przez 50 lat. Uregulowany prawnie jest m.in. okres archiwizacji dokumentów księgowych, kadrowych i ZUS. Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty i kiedy trzeba je bezpiecznie zniszczyć?

Jakie dokumenty należy niszczyć?

Większość dokumentów, które znajdują się w firmie, powinna być zniszczona po upływie terminu określonego przez przepisy prawne. Należą do nich m.in.: dokumentacja kontraktowa i ofertowa, zapisy księgowe, paragony, faktury, wyciągi, dokumenty księgowe i podatkowe oraz dokumentacja pracownicza. Zniszczyć w sposób niepozwalający na odtworzenie należy też wszelkiego rodzaju podpisane dokumenty, a także wydruki i notatki zawierające dane osobowe.

Przeczytaj również: Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza?

Jak długo trzeba archiwizować dokumenty księgowe?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości i ordynacji podatkowej, dokumenty takie jak faktury VAT, dowody księgowe, czyli faktury korygujące, noty księgowe i faktury sprzedaży i zakupu, a także księgi podatkowe i ewidencje przebiegu pojazdów i dokumenty inwentaryzacyjne muszą być przechowywane przez 5 lat od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym to upłynął termin zapłaty podatku. Niewłaściwa archiwizacja dokumentów księgowych oraz ich zbyt wczesne zniszczenie grozi otrzymaniem wysokiej grzywny.

Przeczytaj również: Archiwum elektroniczne - rozwiązanie przyszłości?

Ile archiwizować dokumenty ZUS?

Kolejną grupą dokumentów firmowych są dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe, które wysyłane są do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że oryginały i kopie deklaracji rozliczeniowych i wszelkiego rodzaju dokumentów korygujących muszą być archiwizowane przez 5 lat od daty przekazania ich do urzędu.

Przeczytaj również: Mechanizmy i sposoby archiwizacji dokumentów

Przez jaki okres należy archiwizować dokumentację pracowniczą?

Przedsiębiorca jest również zobowiązany do przechowywania dokumentów firmowych związanych z kadrami, co wynika m.in. z przepisów Kodeksu Pracy. Wszelkiego rodzaju dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, czyli m.in. akta osobowe, ewidencja czasu pracy i lista płac muszą być archiwizowane przez 50 lat liczonego od dnia zakończenia pracy danej osoby. Aby mieć pewność, że dokumenty są archiwizowane w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z usług firmy Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego.