Artykuł sponsorowany

Jak długo należy archiwizować poszczególne dokumenty?

Jak długo należy archiwizować poszczególne dokumenty?

Archiwizacja dokumentów jest bardzo ważnym obowiązkiem przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentacji, musi być przechowywana nawet przez 50 lat. Uregulowany prawnie jest m.in. okres archiwizacji dokumentów księgowych, kadrowych i ZUS. Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty i kiedy trzeba je bezpiecznie zniszczyć?

Jakie dokumenty należy niszczyć?

Większość dokumentów, które znajdują się w firmie, powinna być zniszczona po upływie terminu określonego przez przepisy prawne. Należą do nich m.in.: dokumentacja kontraktowa i ofertowa, zapisy księgowe, paragony, faktury, wyciągi, dokumenty księgowe i podatkowe oraz dokumentacja pracownicza. Zniszczyć w sposób niepozwalający na odtworzenie należy też wszelkiego rodzaju podpisane dokumenty, a także wydruki i notatki zawierające dane osobowe.

Jak długo trzeba archiwizować dokumenty księgowe?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości i ordynacji podatkowej, dokumenty takie jak faktury VAT, dowody księgowe, czyli faktury korygujące, noty księgowe i faktury sprzedaży i zakupu, a także księgi podatkowe i ewidencje przebiegu pojazdów i dokumenty inwentaryzacyjne muszą być przechowywane przez 5 lat od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym to upłynął termin zapłaty podatku. Niewłaściwa archiwizacja dokumentów księgowych oraz ich zbyt wczesne zniszczenie grozi otrzymaniem wysokiej grzywny.

Ile archiwizować dokumenty ZUS?

Kolejną grupą dokumentów firmowych są dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe, które wysyłane są do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że oryginały i kopie deklaracji rozliczeniowych i wszelkiego rodzaju dokumentów korygujących muszą być archiwizowane przez 5 lat od daty przekazania ich do urzędu.

Przez jaki okres należy archiwizować dokumentację pracowniczą?

Przedsiębiorca jest również zobowiązany do przechowywania dokumentów firmowych związanych z kadrami, co wynika m.in. z przepisów Kodeksu Pracy. Wszelkiego rodzaju dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, czyli m.in. akta osobowe, ewidencja czasu pracy i lista płac muszą być archiwizowane przez 50 lat liczonego od dnia zakończenia pracy danej osoby. Aby mieć pewność, że dokumenty są archiwizowane w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z usług firmy Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego.

form success Dziękujemy za ocenę artykułu

form errorBłąd - akcja została wstrzymana

Polecane firmy

Dbamy o Twoją prywatność

W naszym serwisie używamy plików cookies (tzw. ciasteczek), które zapisują się w przeglądarce internetowej Twojego urządzenia.

Dzięki nim zapewniamy prawidłowe działanie strony internetowej, a także możemy lepiej dostosować ją do preferencji użytkowników. Pliki cookies umożliwiają nam analizę zachowania użytkowników na stronie, a także pozwalają na odpowiednie dopasowanie treści reklamowych, również przy współpracy z wybranymi partnerami. Możesz zarządzać plikami cookies, przechodząc do Ustawień. Informujemy, że zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce Cookies.

Zaawansowane ustawienia cookies

Techniczne i funkcjonalne pliki cookie umożliwiają prawidłowe działanie naszej strony internetowej. Wykorzystujemy je w celu zapewnienia bezpieczeństwa i odpowiedniego wyświetlania strony. Dzięki nim możemy ulepszyć usługi oferowane za jej pośrednictwem, na przykład dostosowując je do wyborów użytkownika. Pliki z tej kategorii umożliwiają także rozpoznanie preferencji użytkownika po powrocie na naszą stronę.

Analityczne pliki cookie zbierają informacje na temat liczby wizyt użytkowników i ich aktywności na naszej stronie internetowej. Dzięki nim możemy mierzyć i poprawiać wydajność naszej strony. Pozwalają nam zobaczyć, w jaki sposób odwiedzający poruszają się po niej i jakimi informacjami są zainteresowani. Dzięki temu możemy lepiej dopasować stronę internetową do potrzeb użytkowników oraz rozwijać naszą ofertę. Wszystkie dane są zbierane i agregowane anonimowo.

Marketingowe pliki cookie są wykorzystywane do dostarczania reklam dopasowanych do preferencji użytkownika. Mogą być ustawiane przez nas lub naszych partnerów reklamowych za pośrednictwem naszej strony. Umożliwiają rozpoznanie zainteresowań użytkownika oraz wyświetlanie odpowiednich reklam zarówno na naszej stronie, jak i na innych stronach internetowych i platformach społecznościowych. Pliki z tej kategorii pozwalają także na mierzenie skuteczności kampanii marketingowych.