Jak przechowywać dokumenty księgowe?

W prowadzeniu jakiejkolwiek działalności gospodarczej niezwykle ważną rolę pełnią dokumenty księgowe. Ich poprawne prowadzenie pozwala efektywnie ocenić kondycję finansową przedsiębiorstwa oraz jest konieczne do prawidłowego rozliczania przychodów i rozchodów. Dokumenty księgowe muszą być też przechowywane we właściwy sposób, żeby było możliwe ich udostępnienie w trakcie kontroli Urzędu Skarbowego.

Jakie są rodzaje dokumentów księgowych?

Dokumenty księgowe można podzielić na kilka kategorii. Zalicza się do nich na przykład dowody zewnętrzne pochodzenia obcego. Są to między innymi faktury czy rachunki, które wpływają do przedsiębiorstwa. Te wystawione przez firmę mają charakter własny i wlicza się w ich zakres wystawione potwierdzenia wykonania usługi lub sprzedaży towaru.

Do dokumentów księgowych zalicza się także dowody wewnętrzne. Są to wszystkie dane, które mówią o wewnętrznych działaniach organizacji, takich jak lista płac, źródła obrotu kasowego oraz magazynowego – mówi pracownik biura rachunkowego Compo System. Poza tymi danymi do dokumentów księgowych wlicza się raporty kasowe – dzienne, miesięczne oraz roczne.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Podstawową zasadą przechowywania dokumentów księgowych jest ułożenie ich w kolejności chronologicznej. Należy je także posegregować ze względu na rodzaj danego zagadnienia. Jednak tutaj kolejność jest już uzależniona od potrzeb przedsiębiorstwa.

Firmowe dokumenty należy odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Istnieją jednak dane, które muszą być archiwizowane znacznie dłużej, nawet do pięćdziesięciu lat.

Czy dokumenty księgowe muszą znajdować się w centrali przedsiębiorstwa?

W przypadku mniejszych działalności gospodarczych dokumenty księgowe mogą być prowadzone przez zatrudnionego w tym celu pracownika. Jednak w firmach, które prężnie się rozwijają, jedna osoba nie będzie w stanie przeprowadzić wszystkich czynności. W związku z tym interesującą propozycją jest nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym. Na przykład firma Compo System zajmuje się prowadzeniem doradztwa podatkowego, przechowywaniem dokumentów oraz prowadzeniem ksiąg rachunkowych w Łodzi.

Biura rachunkowe zajmują się między innymi sprawozdaniami finansowymi, czyli sporządzaniem bilansu przedsiębiorstwa, rachunku zysków i strat czy udzieleniem informacji na temat przepisów, które aktualnie obowiązują. Firmy takie specjalizują się również w deklaracjach podatkowych oraz zeznaniach rocznych. Dodatkowo mogą one wypełniać obowiązkowe sprawozdania dla urzędu statystycznego oraz innych podmiotów, które tego wymagają.